Şirket yılbaşı partisini sorunsuz geçirmek için hazırlığa yaklaşık altı hafta önce başlayın ve işleri haftalara bölün. Önce tarih ve bütçeyi, ardından mekânı ve daveti netleştirin; son iki haftayı programa ve fotoğraf planına ayırın. Bu yazıda haftalara bölünmüş bir hazırlık listesi, bütçe kalemleri ve örnek bir akış bulacaksınız. Partide çekilen fotoğrafları WhatsApp gruplarında kaybetmeden tek albümde toplamayı da anlatıyoruz.
Hazırlık takvimi: altı hafta önceden parti sonrasına
6 hafta önce: ekip, tarih ve bütçe
- Sorumluları belirleyin. İK'dan bir kişi, bütçeyi onaylayacak bir yönetici ve parti günü sahada olacak bir iki gönüllü yeterli. Kimin neye karar verdiği baştan yazılı olsun.
- Tarihi anketle seçin. Aralık'ın son haftası hem izin planlarıyla hem de mekânların yoğun dönemiyle çakışır. İki üç tarih seçeneğini kısa bir ankete koyun.
- Bütçeyi kalem kalem çıkarın (aşağıdaki tabloyu kullanabilirsiniz). Kişi başı giderleri ve sabit giderleri ayrı yazın. Katılımcı sayısı değiştiğinde neyin değişeceğini böylece hemen görürsünüz.
- Formatı seçin: ofiste kutlama, dışarıda akşam yemeği, bir aktivite (atölye, bowling, kaçış oyunu) ya da uzaktan çalışanlar için çevrim içi bir bölüm. Fikir arıyorsanız çalışan katılımını artıran kurumsal etkinlik fikirlerimize göz atın.
4–5 hafta önce: mekân, menü ve davet
- Mekânı katılımcı sayısına göre seçin. Ses sistemi, ekran ya da projeksiyon, otopark ve toplu taşıma bağlantısını rezervasyondan önce sorun.
- Menüde vejetaryen, vegan ve alerjen seçeneklerini, ayrıca alkolsüz içecekleri baştan isteyin.
- Takvim davetini gönderin ve katılım teyidi için son bir tarih koyun ("15 Aralık'a kadar" gibi). Eşlerin ya da misafirlerin davetli olup olmadığı davette açıkça yazsın.
3 hafta önce: program ve hediyeler
- Akışı yazın (aşağıda örnek var). Konuşmaları kısa tutun. Teşekkür ya da ödül bölümü varsa isimleri ve sırayı önceden netleştirin.
- Gizli yılbaşı çekilişi yapılacaksa bütçe üst sınırını herkese aynı mesajla duyurun.
- Müziğe karar verin: DJ, canlı müzik ya da hazır çalma listesi. Ses sisteminden kimin sorumlu olduğu belli olsun.
2 hafta önce: fotoğraf planı ve izinler
- Fotoğrafları nasıl toplayacağınıza şimdi karar verin (ayrıntısı aşağıda). Albümü oluşturun, QR kodu indirin ve hatırlatma e-postasına, masa kartlarına ya da girişteki panoya yerleştirin.
- Fotoğrafları şirketin sosyal medyasında veya iç iletişimde kullanmayı düşünüyorsanız bunu davet metninde belirtin. Aydınlatma metnini İK ya da hukuk ekibinizle kontrol edin (aşağıda "Fotoğraf izni ve KVKK" bölümü).
1 hafta önce: hatırlatma ve son sayılar
- Kesinleşen katılımcı sayısını mekâna bildirin.
- Hatırlatma mesajında saat, adres, ulaşım bilgisi, varsa kıyafet notu ve fotoğraf albümünün bağlantısı bulunsun.
- Dönüşü planlayın: servis, taksi ya da gece toplu taşıma bilgisi.
Parti günü
- QR kodu girişte ve masalarda görünür bir yere koyun. Sunucu ya da DJ akşamın başında bir kez hatırlatsın.
- Salonda ekran varsa yüklenen fotoğrafları slayt gösterisiyle canlı olarak yansıtın.
- Albümü takip edecek bir kişi belirleyin (nedeni aşağıda).
Ertesi gün
- Teşekkür e-postasına albüm bağlantısını ekleyin. Partide yüklemeye vakit bulamayanlar için bu ikinci bir fırsattır; büyük video dosyalarını evde Wi-Fi ile yüklemek de daha kolaydır.
- Birkaç gün içinde albümü toplu indirip şirket arşivine alın.
Bütçe kalemleri
| Kalem | Dikkat edilecekler |
|---|---|
| Mekân | Minimum harcama şartı, süre aşımı ücreti, kapanış saati |
| Yemek ve içecek | Kişi başı menü, alkolsüz seçenekler, servis ücreti |
| Müzik ve ses | DJ ya da müzisyen, ses sistemi kiralama |
| Program | Sunucu, aktivite, ödül plaketleri |
| Hediye ve çekiliş | Çalışan hediyeleri, çekiliş ödülleri |
| Ulaşım | Servis, taksi, otopark |
| Fotoğraf | Profesyonel fotoğrafçı (varsa) ve misafir fotoğraflarını toplayacak albüm |
| Yedek | Son dakika giderleri için ayrılan pay |
Örnek akış
Saatleri kendi mekânınıza göre kaydırın; sıralama çoğu parti için işe yarar.
| Saat | Akış |
|---|---|
| 19.00 | Karşılama ve içecekler; girişte QR kodlu karşılama panosu |
| 19.45 | Yemek |
| 20.40 | Toplu fotoğraf |
| 20.50 | Kısa konuşma ve yılın teşekkürleri |
| 21.05 | Ödüller ve çekiliş |
| 21.30 | Müzik ve dans; ekranda slayt gösterisi |
| 23.30 | Kapanış ve servisler |
Toplu fotoğrafı konuşmadan hemen önce, herkes henüz salondayken çekin. Akşamın sonuna kalırsa salonun bir kısmı çoktan ayrılmış olur.
Partide çekilen fotoğrafları tek albümde toplamak
Partinin ertesi günü genelde aynı mesaj gelir: "Fotoğrafları kim çekti, bana da atar mısınız?" Fotoğraflar onlarca telefona dağılır. Birkaç WhatsApp grubunda dolaşırken kaliteleri düşer, çünkü WhatsApp fotoğrafları varsayılan olarak standart kalitede gönderir. Aylar sonra iç iletişim ekibi bülten için fotoğraf aradığında da hiçbirini bulamaz.
Çözüm, herkesin tek bir albüme yüklemesidir. Bunun en kolay yolu da masalara konan bir QR koddur. Yöntemi bütün seçenekleriyle QR kod ile fotoğraf toplama rehberimizde anlattık. Aşağıda kurumsal bir parti için Hatıra Deposu'nda kurulumu adım adım gösteriyoruz.
Kurulum: altı adım
- Albümü oluşturun. Etkinlik oluştur sayfasında albüm türü olarak "Kurumsal Etkinlik"i seçin. Önce ücretsiz deneme albümüyle nasıl çalıştığını görebilirsiniz: 5 fotoğraf, 5 video ve 5 sesli mesaj hakkı var, kart bilgisi istenmiyor.
- Gizlilik ve izinleri ayarlayın. Hangi ayarın size uyduğunu aşağıdaki tabloda gösterdik.
- QR kodu ve yükleme linkini paylaşın. Panelin "Galeriyi Paylaş" bölümünden QR kodu indirin ve yükleme linkini kopyalayın. Bunları davet e-postasına, şirketin mesajlaşma kanalına, masa kartlarına ve girişteki panoya koyabilirsiniz.
- Ekranda slayt gösterisini açın. Yine "Galeriyi Paylaş" bölümündeki slayt gösterisi bağlantısını salondaki ekranda açın. Yeni yüklenen fotoğraf, video ve notlar yükleyenin adıyla ekrana gelir ("Ayşe yeni bir fotoğraf ekledi" gibi). Slayt gösterisi yalnız albüm ayarlarında "Galeri Herkese Açık" açıkken fotoğrafları gösterir; albüme şifre koyduysanız ekranda şifreyi bir kez girmeniz yeterli.
- Yönetimi paylaşın. "Birlikte Yönet" bölümünden İK ya da iç iletişim ekibinden bir iki kişiyi e-postayla davet edin. Albümü sizinle aynı yetkiyle yönetirler; yalnızca albümü silemezler.
- Partiden sonra toplu indirin. Albümün tamamını ya da seçtiğiniz dosyaları ZIP olarak indirebilirsiniz. ZIP hazırlanınca bağlantısı e-postayla gelir ve 7 gün geçerlidir. ZIP'te çalışanların yüklediği orijinal dosyalar bulunur.
Çalışanın tarafında iş daha da kısadır. Telefon kamerasıyla QR kodu okutur, açılan sayfaya adını (albüm şifreliyse şifreyi de) yazar, fotoğraf ve videolarını seçip yükler. Uygulama indirmesi ya da üye olması gerekmez. Tek seferde 30 fotoğraf ve 5 video seçebilir; daha fazlası için aynı adımı tekrarlar.
Hangi ayar hangi partiye uyar?
| Durum | Galeri Herkese Açık | Galeri Şifresi | Misafirler İndirme Yapabilir |
|---|---|---|---|
| Küçük ekip, herkes birbirini tanıyor | Açık | Gerekmez | Açık |
| Büyük şirket; eşler ya da dış misafirler var | Açık | Koyun | İhtiyaca göre |
| Fotoğraflar yalnızca iç iletişim için toplanıyor | Kapalı | — | Kapalı |
- "Galeri Herkese Açık" kapalıyken çalışanlar yalnızca yükleme yapabilir; galerinin tamamını siz görürsünüz.
- Şifre koyabilmek için "Galeri Herkese Açık" ayarının açık olması gerekir.
- "Misafirler kendi yüklediklerini görüp 24 saat içinde silebilsin" ayarını açarsanız çalışan, yanlışlıkla yüklediği bir kareyi 24 saat içinde kendisi silebilir. Kurumsal bir etkinlikte bu ayarı açık tutmanızı öneririz.
Albümü bir kişi takip etsin
Yüklenen fotoğraflar doğrudan albüme düşer; slayt gösterisi açıksa salondaki ekranda da görünür. Uygun olmayan bir kare gelirse albüm sahibi ya da "Birlikte Yönet"e eklenen kişi onu panelden siler. Slayt gösterisini açacaksanız parti boyunca bu işe bakacak birini belirleyin.
Fatura ve saklama süresi
- Ödeme adımında fatura tipini "Kurumsal" seçip vergi dairesi ve vergi numarasını girebilirsiniz.
- Albüm 12 ay kullanılır. Süre dolunca albüme erişim sürer, ancak fotoğraf, video ve ses kayıtları silinir; yalnızca yazılı notlar kalır. Bu yüzden albümü partiden sonraki birkaç hafta içinde indirip şirket arşivine alın.
- Ücretsiz deneme albümünde indirme yapılamaz. Partinin kendisi için bir paket gerekir. Paket içerikleri ve güncel fiyatlar Dijital Hatıra Deposu sayfasında.
Partiden önce kısa bir prova yapın: ücretsiz bir albüm oluşturun, QR kodu kendi telefonunuzla okutun ve bir fotoğraf yükleyin. Çalışanlarınızın göreceği ekranı birkaç dakikada görmüş olursunuz.
Fotoğraf izni ve KVKK
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiye ait her bilgi kişisel veridir (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, madde 3). Kişinin tanınabildiği fotoğraflar da buna girer. Parti fotoğraflarında pratikte şunlara dikkat edin:
- Fotoğrafları yalnızca katılımcılar arasında paylaşacaksanız albüme şifre koyun ya da "Galeri Herkese Açık" ayarını kapatın.
- Şirketin sosyal medyasında ya da web sitesinde kullanacaksanız bunu davet ve hatırlatma metninde açıkça yazın. Aydınlatma metnini ve gerekiyorsa açık rıza sürecini İK veya hukuk ekibinizle netleştirin.
- Fotoğrafının albümden kaldırılmasını isteyenler için kolay bir yol bırakın: başvurabilecekleri bir kişi ya da e-posta adresi.
Bu bölüm genel bilgi verir, hukuki değerlendirmenin yerine geçmez.
Sık yapılan dört hata
- Tarihi geç duyurmak. Aralık'ta takvimler hızla dolar; geç gelen davet katılımı düşürür.
- Konuşmaları uzatmak. Teşekkür bölümü kısa ve isimli olduğunda akılda kalır.
- Toplu fotoğrafı sona bırakmak. Akşamın sonunda salonun bir kısmı gitmiş olur.
- Fotoğrafları "sonra herkes gruba atar" diye plansız bırakmak. Plan yapılmazsa fotoğraflar telefonlarda kalır. Albümü parti başlamadan hazırlayın.