Kurumsal Etkinlik Fikirleri: 20 Etkinlik ve Fotoğrafları Toplama Planı
6 dk okuma
İyi bir kurumsal etkinlik fikri üç soruya cevap verir: kim katılacak, ne yapılacak ve bittikten sonra geriye ne kalacak. Aşağıda altı gruba ayrılmış 20 kurumsal etkinlik fikri var: yılbaşı yemeğinden aile gününe, lansmandan gönüllülük gününe. Her fikrin yanında bir de "anıları kim, nasıl toplar?" notu yazdık; çünkü etkinliğin ertesi günü genelde aynı mesaj gelir: "Fotoğrafları kim çekti, bana da atar mısınız?" Sonda bu sorunu tek albümle nasıl çözeceğinizi de anlatıyoruz.
Doğru etkinliği seçmeden önce beş soru
Amaç ne? Kaynaşma, kutlama, tanıtım ya da eğitim aynı formatla olmaz. Amacı bir cümleyle yazın.
Kimler gelecek? Ofiste çalışanlar, uzaktan çalışanlar, eşler ve çocuklar, müşteriler: katılımcı grubu mekânı ve saati belirler.
Ne zaman? Mesai saatleri içinde yapılan etkinliğe katılım genelde kolaydır; mesai dışı etkinlikte servis ya da dönüş yolu gibi pratik konular katılımı etkiler. Şirketinizin alışkanlıklarını en iyi siz bilirsiniz, seçeneği çalışanlara sorun.
Bütçe kişi başı mı, sabit mi? İkisini ayrı yazın; katılımcı sayısı değişince neyin değişeceği görünür.
Anılar nasıl toplanacak? Bunu etkinlikten sonra değil, planlama aşamasında düşünün. Fotoğraf, iç iletişim bülteni, işe alım sayfası ve yıl sonu sunumu için hammadde olur.
Masalara konan QR kod; salondaki ekranda canlı slayt gösterisi
2
Şirket yıl dönümü
Kuruluş hikâyesini yeni çalışanlara anlatmak için iyi bir sebep.
Eski çalışanlardan eski fotoğraflar ve kısa notlar istenir; hepsi tek albümde birleşir
3
Yeni yıl hedefleri kahvaltısı
Sade ve ucuz; ocak ayında takvimler daha boştur.
Ekip fotoğrafı iç iletişim ekibi çeker; kimsenin yüklemesi gerekmez
4
Terfi ve başarı kutlamaları
Küçük ama düzenli ritüel, büyük bir etkinlikten daha sık hatırlanır.
Yöneticinin telefonundan albüme yükleme; yazılı not alanında kutlama mesajı
5
Emeklilik ya da uğurlama töreni
Ayrılan kişiye verilecek en anlamlı hediye, birlikte geçirilen yılların derlemesidir.
Çalışanlardan fotoğraf, kısa video ve sesli mesaj istenir; albüm sonunda hediye edilir
Ekip kaynaştırma
#
Etkinlik
Neden iyi fikir
Anıları kim, nasıl toplar?
6
Takım oyunu günü (bowling, kaçış oyunu, spor turnuvası)
Departmanlar arası tanışmayı kolaylaştırır.
Her takım kendi fotoğraflarını yükler; skor tablosunun fotoğrafı da albüme girer
7
Atölye (seramik, yemek, resim)
Birlikte bir şey üretmek konuşma konusu yaratır.
Katılımcılar yaptığı işin fotoğrafını yükler; ortaya çıkan işler mini bir galeri olur
8
Piknik ya da aile günü
Eşlerin ve çocukların katıldığı etkinlikte herkes telefonuyla çeker.
Davet e-postasına albüm bağlantısı; fotoğraf çeken herkes yükler
9
Şirket içi turnuva (langırt, masa tenisi, oyun)
Düşük maliyetle haftalar süren bir etkinlik olur.
Final günü fotoğrafları ve kupa töreni; sezon sonunda tek albümde toplanır
10
Ofis dışı toplantı günü
Aynı toplantıyı farklı bir ortamda yapmak tartışmayı canlandırabilir.
Beyaz tahta ve flipchart fotoğrafları albüme yüklenir; notlar da aynı yerde kalır
Öğrenme ve gelişim
#
Etkinlik
Neden iyi fikir
Anıları kim, nasıl toplar?
11
İç konferans ya da bilgi paylaşım günü
Çalışanlar kendi uzmanlıklarını anlatır.
Sunum ve katılımcı fotoğrafları için tek albüm; konuşmacı başına bir albüm değil, etkinlik başına bir albüm
12
Öğle arası mini seminerleri
Kısa, düzenli ve katılımı kolay.
Her seanstan bir fotoğraf; yıl sonunda "bu yıl neler öğrendik" derlemesi
13
Eğitim sertifika günü
Eğitimi tamamlayanları görünür kılar.
Sertifika töreni fotoğrafları katılımcıya albüm bağlantısıyla gönderilir
Dışa dönük etkinlikler
#
Etkinlik
Neden iyi fikir
Anıları kim, nasıl toplar?
14
Ürün lansmanı ya da açılış
Müşteri ve basın karşısında ilk izlenim.
Girişte karşılama panosu ve QR kod; profesyonel fotoğrafçı ile misafir fotoğrafları aynı albümde
15
Müşteri buluşması ya da bayi toplantısı
Müşteriyle ilişkiyi yüz yüze güçlendirir.
Katılımcıların çektikleri QR kodla toplanır; takip e-postasında albüm bağlantısı gider
16
Fuar standı
Stantta geçen yoğun günlerin fotoğrafı genelde hiç çekilmez.
Ekipten bir kişi görevli olur; standı ziyaret edenler QR kodla fotoğraf bırakabilir
Topluma katkı
#
Etkinlik
Neden iyi fikir
Anıları kim, nasıl toplar?
17
Gönüllülük günü (ağaç dikme, bağış, okul ziyareti)
Şirket değerlerini uygulamada gösterir.
Katılımcılar fotoğraf yükler; kurumsal sorumluluk raporu için malzeme olur. Kişilerin fotoğrafını paylaşmadan önce izin alın
18
Bağış ya da yardım kampanyası günü
Ekibi ortak bir hedef etrafında toplar.
Kampanya öncesi ve sonrası fotoğrafları aynı albümde; sorumlu kişi seçer ve paylaşır
Çevrim içi ve karma
#
Etkinlik
Neden iyi fikir
Anıları kim, nasıl toplar?
19
Uzaktan çalışanlar için ortak gün
Farklı şehirlerdeki ekip yılda birkaç kez bir araya gelir.
Gelenler fotoğraf yükler; gelemeyenlere albüm bağlantısı gönderilir, "bizden selam" notu ve sesli mesaj bırakabilirler
20
Karma yılbaşı ya da yıl sonu buluşması
Hem ofiste olanlar hem de uzaktakiler aynı akşama bağlanır.
Uzaktan bağlananlar ekran görüntüsü ya da kendi fotoğraflarını yükler; hepsi aynı slayt gösterisine girer
Fotoğraflar telefonlarda kalmasın: tek albüm kurulumu
Hangi etkinliği seçerseniz seçin, anıların dağılması aynı yerde olur: fotoğraflar farklı telefonlarda, birkaç mesajlaşma grubunda ve birkaç kişinin galerisinde kalır. Çözümün özü, herkesin tek bir yere yüklemesidir; bunun en pratik yolu QR koddur. Yöntemin bütün seçeneklerini QR kod ile fotoğraf toplama rehberinde anlattık. Hatıra Deposu'nda kurumsal bir etkinlik için kurulum şöyle:
Albümü oluşturun.Etkinlik oluştur sayfasında albüm türü olarak "Kurumsal Etkinlik"i seçin. Türler "Düğün", "Parti", "Kurumsal Etkinlik" ve "Diğer"dir. Önce ücretsiz deneme albümüyle akışı görebilirsiniz: 5 fotoğraf, 5 video ve 5 sesli mesaj hakkı var, kart bilgisi istenmiyor. Ücretsiz albümde indirme yapılamaz.
Gizlilik ve izinleri seçin. Aşağıdaki tabloya bakın.
QR kodu ve yükleme bağlantısını dağıtın. Panelden QR kodu indirir, bağlantıyı davet e-postasına, ekip kanalına, masalara ya da karşılama panosuna koyarsınız.
Yönetimi paylaşın. "Birlikte Yönet" bölümünden İK ya da iç iletişimden bir iki kişiyi e-postayla davet edin.
Etkinlikten sonra toplu indirin. Albümün tamamını ya da seçtiğiniz dosyaları ZIP olarak indirebilirsiniz; ZIP'te katılımcıların yüklediği orijinal dosyalar bulunur.
Panelin “Galeriyi Paylaş” bölümü: QR kodu indirin, yükleme ve slayt gösterisi bağlantılarını kopyalayın.
Katılımcının tarafı kısa: telefon kamerasıyla QR kodu okutur, adını yazar (albüm şifreliyse şifreyi de girer), fotoğraf, video, sesli mesaj ya da not ekler. Uygulama indirmesi ve üye olması gerekmez. Tek seferde 30 fotoğraf ve 5 video seçebilir; daha fazlası için işlemi tekrarlar.
Hangi ayar hangi etkinliğe uyar?
Etkinlik
Galeri Herkese Açık
Galeri şifresi
Not
Aile günü, piknik, kutlama
Açık
Gerekmez ya da basit bir şifre
Katılımcılar birbirinin fotoğrafını görür, canlı slayt gösterisi çalışır
Müşteri buluşması, lansman
Açık
Koyun
Şifre yükleme ve görüntüleme için gereklidir; yalnız davetlilere iletin
Eğitim, iç toplantı, kurumsal sorumluluk raporu için çekimler
Kapalı
—
Katılımcılar yalnızca yükler, galeri yalnız size ve yöneticilere görünür
Şifre koyabilmek için "Galeri Herkese Açık" ayarının açık olması gerekir.
"Misafirler kendi yüklediklerini görüp 24 saat içinde silebilsin" ayarı, yanlışlıkla yüklenen bir karenin 24 saat içinde yükleyen tarafından silinmesini sağlar.
Albüm ayarlarındaki “Gizlilik ve İzinler” bölümü.
Fotoğraf izni: çalışanlar ve katılımcılar için üç not
Tanınabilir kişilerin fotoğrafı kişisel veri sayılabilir (6698 sayılı KVKK, madde 3). Etkinlik fotoğraflarını şirketin sosyal medyasında, internet sitesinde ya da raporlarında kullanacaksanız bunu davette açıkça yazın; aydınlatma metni ve gerekiyorsa açık rıza için İK veya hukuk ekibinizle çalışın. Fotoğrafının kaldırılmasını isteyenler için bir iletişim kişisi belirleyin. Yalnız katılımcıların görmesini istediğiniz etkinliklerde albüme şifre koyun ya da "Galeri Herkese Açık" ayarını kapalı tutun. Bu bölüm genel bilgi verir, hukuki danışmanlığın yerine geçmez.
Albüm 12 ay açık kalır: indirmeyi unutmayın
Albüm 12 ay kullanılır. Süre dolunca albüme erişim sürer ama fotoğraf, video ve sesli mesajlar silinir; yalnız yazılı notlar kalır. Etkinlikten sonraki birkaç hafta içinde albümü indirip şirket arşivine alın. Albümde ne olduğuna ve kaç dosya yüklenebileceğine bakmak için QR kodlu dijital albüm sayfasını inceleyebilir, sistemin adımlarını nasıl çalışır sayfasında görebilirsiniz.
Sık yapılan üç hata
Fotoğraf planını etkinlikten sonraya bırakmak. Albümü ve QR kodu etkinlikten önce hazırlayın; kodu girişe, masalara ve davet e-postasına koyun.
Her departman için ayrı albüm açmak. Aynı etkinliğin fotoğrafları tek albümde kalırsa sonradan bulmak kolay olur.
Fotoğrafları şirket arşivine almadan albümün süresini beklemek. Süre dolunca dosyalar silinir; indirme işini takvime yazın.
